Activer la fonctionnalité
La prise de rendez-vous est une option désactivée par défaut. Un administrateur l'active dans Administration → Configuration : « Autoriser les apprenants à demander un rendez-vous à leur formateur ». Une fois cochée, le bouton apparaît côté apprenant.
Côté apprenant — demander un RDV
Ouvrir le planning
Planning(module Téléconférence).Prendre rendez-vous
Cliquez sur Prendre rendez-vous.
Renseigner la demande
- Type — *Présentiel* (avec un lieu) ou *Téléphonique* (avec un numéro) ; - Date et heure souhaitées + durée ; - Motif du rendez-vous.
Envoyer
Votre formateur est notifié ; la demande apparaît dans « Mes demandes de rendez-vous » avec son statut (*En attente*, *Confirmé*, *Refusé*, *Autre date proposée*).
Le formateur est déterminé automatiquement (votre référent de groupe, sinon un formateur de votre session).
Côté formateur — traiter les demandes
Depuis le planning, le bouton « Demandes de rendez-vous » (avec le nombre en attente) ouvre la liste. Pour chaque demande :
- Confirmer — le RDV entre dans les deux agendas et un .ics est envoyé par mail aux deux ;
- Refuser — l'apprenant est prévenu (avec un motif éventuel) ;
- Reproposer une date — proposez un autre créneau ; l'apprenant reçoit la nouvelle proposition.
Ajouter à son calendrier
Une fois confirmé, le rendez-vous est envoyé au format .ics (compatible Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier…) si un format calendrier est configuré sur la plateforme, et il figure dans le planning des deux participants.
Bon à savoir
- La date demandée doit être dans le futur.
- Si aucun formateur n'est rattaché à l'apprenant, la demande n'est pas possible (message explicite).
- Cette v1 fonctionne en « demande + confirmation » (l'apprenant propose, le formateur valide) — il n'y a pas encore de réservation sur créneaux prédéfinis.