Les statuts
- Brouillon — la formation se construit et se prévisualise, mais elle ne peut pas être affectée : ni à une session, ni à un apprenant, ni à un groupe, ni au catalogue.
- Actif — la formation est affectable partout.
- Actif · à revalider — une formation active a été modifiée : ses inscrits continuent et voient le nouveau contenu, mais aucune nouvelle affectation n'est possible avant la revalidation.
- Archivé — la formation est retirée des listes ; résultats et historique sont conservés (voir *Archiver des formations*).
Le statut s'affiche sur chaque formation de la liste « Mes cours » et sur sa fiche. Le filtre Statut de la formation, dans le bandeau de gauche, permet de n'afficher que les brouillons, les formations à revalider, les actives ou les archivées.
- Le workflow se règle dans Administration › Configuration, section Formations : Imposer un workflow pour la création des formations. Désactivé (par défaut), une nouvelle formation est active tout de suite.
- Deux options l'accompagnent : Prévenir les valideurs d'une demande de publication (notification et courriel) et Créer en brouillon les formations dupliquées ou issues de la banque de modèles.
- Les droits Publier les formations et Archiver les formations se règlent dans Administration › Droits. Par défaut, les administrateurs les ont, pas les formateurs. Ils ne s'appliquent que si le workflow est imposé : sans lui, tout administrateur ou formateur peut publier et archiver.
Publier une formation
Ouvrez la formation dans l'éditeur, puis cliquez sur Valider.
Une fenêtre vous demande le statut à donner : Publier maintenant ou Rester en brouillon.
Sans le droit de publier, choisissez Demander la publication et, si besoin, laissez un message aux valideurs.
Vous pouvez aussi publier depuis la liste des formations (bouton Publier) ou depuis la fiche de la formation.
Revalider une formation modifiée
Quand le workflow est imposé, enregistrer une formation active la fait passer à revalider. Une personne habilitée la revalide d'un clic (bouton Revalider), ou choisit Enregistrer et garder la formation active au moment de la valider.
Repasser en brouillon
Le menu d'une formation propose Repasser en brouillon. Ce n'est possible que si aucun apprenant n'y est inscrit. Sinon, pour empêcher toute modification, utilisez l'option Verrouiller ce contenu dans les options de la formation.
Bon à savoir
- Une formation créée depuis une session (ou importée, ou dupliquée dans une session) alors qu'elle est en brouillon est rattachée automatiquement à cette session au moment de sa publication.
- Dans les écrans d'affectation, une formation non publiée apparaît grisée et ne peut pas être cochée ; un bandeau explique pourquoi.
- Les connecteurs (Dendreo, Yparéo) et les automatisations ne peuvent pas inscrire à une formation non publiée.
- La fiche de la formation garde l'historique de publication : demandes, publications, retours en brouillon, archivages, avec l'auteur, la date et le message.
- Les valideurs reçoivent une notification dans la plateforme et un courriel à chaque demande ; l'auteur de la demande est prévenu quand la formation est publiée.