Le principe
Le planning (onglet *Formations → Planning*) affiche l'agenda d'un apprenant, d'un groupe ou d'une session. Vous y déposez une séance à une date et une heure données : une ressource de formation, un questionnaire, une classe virtuelle, une convocation, un document…
Poser une séance
Cliquer sur une date
dans le calendrier — une fenêtre s'ouvre.
Choisir le type d'événement
(Ressource existante, Questionnaire, Classe virtuelle, Convocation…).
Régler l'heure et la durée
- l'heure de début, pré-remplie selon l'endroit cliqué ; - la durée, par raccourci (30 min, 1 h, 1 h 30, 2 h) ou en minutes ; - l'heure de fin s'affiche au fur et à mesure, pour vérifier d'un coup d'œil.
Choisir la ressource
dans la liste (un champ de recherche filtre les parcours et les activités).
Valider
.
Prévenir l'apprenant
Au moment de valider, trois possibilités :
- Envoyer un courriel complet — l'apprenant reçoit immédiatement un message reprenant la date, l'heure, la durée et un bouton vers la ressource, rédigé dans sa langue. Le bouton « Aperçu du courriel » montre le message exact avant l'envoi.
- Rédiger un message personnalisé — vous poursuivez vers l'écran de rédaction, les destinataires déjà sélectionnés.
- Ne pas notifier — la séance est posée sans message.
Une case optionnelle « Mettre en copie le ou les référents du groupe » adresse le même courriel aux référents des groupes de l'apprenant. Elle ne concerne que le courriel automatique.
Ajouter la séance à un agenda
Le courriel automatique embarque un fichier d'agenda (.ics) et deux liens Google Agenda et Outlook : l'apprenant ajoute la séance à son agenda habituel en un clic, avec les rappels qu'il y a configurés.
Le même service existe dans le planning : cliquez sur un événement déjà posé, et le panneau de détail propose « Ajouter à mon agenda » — Google Agenda, Outlook ou fichier .ics. Pratique pour vous-même comme pour un apprenant qui consulte son planning.
Bon à savoir
- La durée n'est pas qu'un affichage : elle définit la fin de l'événement dans le calendrier et dans l'invitation d'agenda.
- Sans durée saisie, l'invitation réserve 30 minutes — un événement de longueur nulle s'affiche mal dans la plupart des agendas.
- Sur un envoi à un groupe ou à une session, chaque apprenant reçoit son propre message, dans sa langue, et amène ses propres référents en copie.
- Le compteur affiché au retour sur le planning ne compte que les apprenants notifiés : les copies aux référents ne le gonflent pas.
- Pour qu'un design Canva, une vidéo ou un document s'ouvre correctement, la ressource doit déjà exister dans une formation — le planning ne crée pas de contenu, il le date.